Kurz gesagt: Verbinde Tiro einmal mit Zapier, wähle eine Inbox – und jedes fertige Dokument startet einen Zap mit allen Feldern und Positionen. Umgekehrt legt ein Zap Dateien aus Gmail, Dropbox oder deinem CRM in eine Inbox. Kein Code, kein Polling, keine Credits für die Zustellung.
Die App ist im Beta-Zugang: Tiro zu deinem Zapier-Konto hinzufügen – danach steht sie dir im Zap-Editor wie jede andere App zur Verfügung. Die Aufnahme ins öffentliche Zapier-Verzeichnis läuft.
Wofür die Zapier-App gedacht ist
Webhooks sind der kürzeste Weg in dein eigenes System – aber sie brauchen jemanden, der eine URL bereitstellt. Zapier ist der kürzeste Weg in fremde Systeme: Google Sheets, Airtable, Notion, HubSpot, Pipedrive, Slack, ein ERP mit Zapier-Anbindung. Du klickst dir den Weg zusammen und Tiro liefert die Daten.
Typische Zaps:
- Auftragsbestätigungen → Google Sheets: Trigger „New Row“, Action „Create Spreadsheet Row“. Jede Position wird eine Zeile, Auftragsnummer und Lieferant stehen in jeder Zeile mit.
- Portal-Leads → CRM: Trigger „New Extract“, Action „Create Contact“ in HubSpot oder Pipedrive. Name, Adresse, Objekt und Wunschtermin sind fertige Felder.
- Gmail-Anhänge → Tiro: Trigger „New Attachment“ in Gmail, Action „Upload Document“ in Tiro. Wer den E-Mail-Eingang von Tiro nicht nutzen kann, geht diesen Weg.
- Fehler → Slack: Trigger „Document Failed“, Action „Send Channel Message“. Nichts fällt still unter den Tisch.
Trigger und Actions
| Baustein | Was er tut |
|---|---|
| New Extract (Trigger) | Startet, wenn ein Dokument fertig extrahiert ist. Liefert alle Kopf-Felder, die Positionen als Line Items, Dateiname, Seiten, Credits und Links zu Dokument und Downloads. |
| New Row (Trigger) | Startet einmal pro Position; die Kopf-Felder stehen auf jeder Zeile. Gemacht für Tabellen. |
| Document Failed (Trigger) | Startet, wenn ein Dokument endgültig nicht verarbeitet werden konnte – mit Fehlermeldung und Link. |
| Upload Document (Action) | Legt eine Datei aus einem vorherigen Schritt in eine Inbox. Gibt Dokument-ID und Status zurück; die Extraktion läuft im Hintergrund. |
| Find Extract (Search) | Holt das Ergebnis eines Dokuments per ID – für „Upload → Delay → Find“ in einem einzigen Zap. |
Die Felder im Zap-Editor heißen so, wie du sie in der Inbox benannt hast. Änderst du die Felder der Inbox, lade die Zap-Felder neu – Zapier liest sie bei jedem Aufruf frisch aus Tiro.
So funktioniert es unter der Haube
Beim Einschalten eines Zaps legt die App in Tiro ein Ziel vom Typ Zapier an – du siehst es in der Inbox im Reiter „Ziele“ neben deinen Webhooks. Sobald ein Ergebnis fertig ist, schickt Tiro einen signierten Aufruf an Zapier, mit denselben Wiederholungen bei Störungen wie bei jedem Webhook: nach 1, 5 und 15 Minuten, dann nach 1, 3, 6 und 12 Stunden. Jeder Versuch steht im Verlauf des Dokuments. Schaltest du den Zap aus, verschwindet das Ziel wieder.
Löschst du das Ziel in Tiro von Hand, läuft der Zap ins Leere – schalte ihn in Zapier aus und wieder ein, dann legt er sich ein neues Ziel an.
Was du sonst noch wissen solltest
- Prüfung: Prüft die Inbox, wartet Zapier auf die Freigabe. „Alle freigeben“ in der App löst die wartenden Zaps auf einmal aus.
- Neu-Verarbeitung: Verarbeitest du ein Dokument erneut, startet der Zap erneut – mit den neuen Werten. Zapier erkennt den neuen Lauf an einer eigenen ID.
- Downloads: Die CSV- und Excel-Links im Zap zeigen auf die REST-API und brauchen deinen API-Schlüssel als Bearer-Header – für einen direkten Klick aus Sheets sind sie nicht gedacht; hol dir die Datei stattdessen in der App.
- Alternativen ohne Zapier: Webhooks für dein eigenes System, die REST-API für Code, MCP für deinen KI-Assistenten. Make und n8n erreichst du heute über deren HTTP-Trigger mit einem Tiro-Webhook; eigene Apps dafür folgen.