Kurz gesagt: Jede Inbox in Tiro hat eine eigene E-Mail-Adresse. Alles, was dort ankommt, verarbeitet Tiro wie einen Upload: Anhänge werden ausgelesen, die Werte landen in der Tabelle der Inbox. Du richtest einmal eine Weiterleitung ein – oder gibst die Adresse direkt an den Absender – und musst danach nichts mehr anfassen. Die E-Mail selbst kostet keinen Credit, gezählt wird nur ihr Inhalt.
Die Adresse deiner Inbox
Du findest die Adresse in der App: Inbox öffnen → Reiter „E-Mail“. Sie hat die Form name.kurzcode@in.tirodocs.com – der vordere Teil ist vom Namen der Inbox abgeleitet, der Kurzcode nach dem Punkt ist das Entscheidende: Nur über ihn ordnet Tiro eine E-Mail zu. Daraus folgt:
- Die Adresse ist fest. Benennst du die Inbox um, bleibt die Adresse dieselbe – eine eingerichtete Weiterleitung geht nie kaputt.
- Die Adresse ist ein Geheimnis. Wer sie kennt, kann Dokumente einliefern. Gib sie nur an Personen und Systeme, die das sollen, und trage die erwarteten Absender als erlaubte Absender ein (eine Adresse oder eine ganze Domain wie
@lieferant.deje Zeile). Bei Weiterleitungen zählen die ursprünglichen Absender, nicht dein eigenes Postfach. - Die Adresse ist ersetzbar. Ist sie in falsche Hände geraten, erzeugst du im selben Reiter eine neue – die alte wird sofort ungültig, bestehende Weiterleitungen musst du dann anpassen.
Mit dem Schalter „E-Mail-Eingang aktiv“ stellst du den Empfang jederzeit ab; eingehende E-Mails werden dann abgewiesen.
Zwei Wege, Dokumente einzuliefern
- Adresse direkt an den Absender geben. Dein Lieferant schickt Auftragsbestätigungen künftig an die Inbox-Adresse (zusätzlich zu dir oder statt an dich). Keine Weiterleitung, keine Regel – der einfachste Weg, wenn du den Absender kennst.
- Weiterleitung aus deinem Postfach. E-Mails, die bei dir ankommen, leitet eine Regel automatisch weiter. Das ist der Weg, wenn Dokumente von vielen Absendern kommen oder du den Absender nicht bitten willst, seine Adressliste zu ändern.
Weiterleitung einrichten
Gmail
- Einstellungen (Zahnrad) → „Alle Einstellungen aufrufen“ → Reiter „Weiterleitung und POP/IMAP“.
- „Weiterleitungsadresse hinzufügen“ klicken und die kopierte Tiro-Adresse einfügen.
- Gmail schickt eine Bestätigungsmail an diese Adresse. Sie erscheint in der Dokumentenliste deiner Inbox – öffne sie und lies den Bestätigungscode aus dem E-Mail-Text ab. Steht die Inbox auf „Nur Anhänge“, stelle sie dafür kurz auf „Anhänge und E-Mail-Text“ um (die Bestätigungsmail hat keinen Anhang).
- Code in Gmail eintragen und bestätigen. Danach legst du unter „Filter und blockierte Adressen“ einen Filter an – zum Beispiel „Von: buchhaltung@lieferant.de“ oder „Hat Anhang“ – mit der Aktion „Weiterleiten an“ deine Tiro-Adresse. Ohne Filter leitet Gmail nur weiter, was du in den Weiterleitungs-Einstellungen für alle E-Mails festlegst.
Outlook (Microsoft 365, Outlook.com, neues Outlook)
- Einstellungen (Zahnrad) → „E-Mail“ → „Regeln“.
- „Neue Regel hinzufügen“, Namen vergeben, zum Beispiel „Lieferscheine an Tiro“.
- Bedingung festlegen – etwa „Von: versand@lieferant.de“, „Betreff enthält: Lieferschein“ oder „Hat Anhang“. Ohne Bedingung wird jede E-Mail weitergeleitet.
- Als Aktion „Weiterleiten an“ wählen, die Tiro-Adresse einfügen, speichern.
Sollen ausnahmslos alle E-Mails des Postfachs weitergeleitet werden, geht das auch ohne Regel unter Einstellungen → „E-Mail“ → „Weiterleitung“.
Apple Mail
- Am Mac: Mail → „Einstellungen“ → „Regeln“ → „Regel hinzufügen“. Bedingung wählen (Absender, Betreff, „enthält Anhang“), als Aktion „E-Mail weiterleiten an“ mit der Tiro-Adresse. Regeln am Mac laufen nur, solange Mail auf diesem Rechner geöffnet ist.
- Serverseitig über iCloud: auf iCloud.com Mail öffnen → Einstellungen → „Regeln“ → Regel mit Aktion „Weiterleiten an“. Diese Regel greift unabhängig von deinen Geräten.
Regel im Firmenpostfach (Exchange, Microsoft 365, Google Workspace)
In Firmenpostfächern ist die automatische Weiterleitung an externe Adressen häufig durch die Administration gesperrt – die Regel lässt sich zwar anlegen, die E-Mail kommt aber nicht an. Zwei Wege:
- Administration bitten, die Weiterleitung an
in.tirodocs.comzu erlauben (Microsoft 365: Richtlinie für ausgehenden Spam bzw. Nachrichtenflussregel; Google Workspace: Einstellungen für Weiterleitung). Oft richtet die Administration die Regel dann direkt serverseitig ein – zuverlässiger als eine Regel im Client. - Ohne Weiterleitung: Adresse direkt an die Absender geben (Weg 1 oben) oder ein Sammelpostfach wie
belege@firma.deanlegen, das die Administration an die Tiro-Adresse weiterleitet.
Was verarbeitet wird
Im Reiter „E-Mail“ legst du je Inbox fest, was aus einer E-Mail zum Dokument wird:
| Einstellung | Was Tiro verarbeitet |
|---|---|
| Nur Anhänge (Standard) | Jeder Anhang wird ein eigenes Dokument; der Begleittext bleibt außen vor. |
| Nur den E-Mail-Text | Der Text der E-Mail wird ein Dokument – für Bestellungen oder Anfragen, die direkt im Mailtext stehen. |
| Anhänge und E-Mail-Text | Beides. |
- Formate: dieselben wie beim Hochladen – PDF, JPG, PNG, WEBP, HEIC, DOCX, XLSX, PPTX, je Anhang bis 10 MB. Andere Anhänge (ZIP, alte Office-Formate wie .doc oder .xls) erscheinen mit einem Hinweis in der Liste und kosten nichts.
- Signatur-Logos zählen nicht. Kleine Bilder, die im HTML der E-Mail eingebettet sind, werden übersprungen – sonst würde jede weitergeleitete Signatur ein Dokument.
- Automatische Antworten (Abwesenheitsnotizen) werden erkannt und nicht verarbeitet.
- Leere E-Mails: Kommt bei „Nur Anhänge“ eine E-Mail ohne Anhang an, zeigt der E-Mail-Eintrag genau das als Fehler – nichts verschwindet still.
Credits je Einheit
| Einheit | Credits |
|---|---|
| PDF-Anhang | 1 je Seite |
| Bild-Anhang | 1 je Datei |
| E-Mail-Text | 1 je angefangene 3.000 Wörter |
| Office-Anhang (DOCX, PPTX) | 1 je angefangene 3.000 Wörter |
| Excel-Anhang (XLSX) | 1 je Blatt mit Inhalt |
| Die E-Mail selbst | 0 |
Credits werden gebucht, sobald eine Einheit verarbeitet wird – nicht für die Hülle. Schlägt die Extraktion endgültig fehl, bekommst du die Credits zurück. Die vollständige Definition steht auf der Preisseite.
Grenzen
- 25 MB je E-Mail (inklusive Anhänge); größere E-Mails lehnt der Server ab.
- 60 E-Mails je Stunde und Inbox. Kommt mehr, bitten wir den absendenden Server, es später erneut zu versuchen – er stellt automatisch nach, nichts geht verloren. Brauchst du dauerhaft mehr, schreib an contact@tirodocs.com.
- Ablehnung ohne Rückmail. Eine E-Mail an eine unbekannte oder abgeschaltete Adresse, von einem nicht zugelassenen Absender oder über dem Limit wird direkt im Zustellgespräch abgelehnt. Tiro schickt selbst nie eine Antwort – der Mailserver des Absenders informiert seinen Nutzer. So entsteht kein Rückstreu-Spam an gefälschte Absender.
Datenschutz
- Die E-Mail wird verschlüsselt entgegengenommen (STARTTLS), sofern der absendende Server das unterstützt; unterstützt er es nicht, kommt sie unverschlüsselt an – so, wie es der Absender-Server vorgibt.
- Gespeichert wird sie wie jedes Dokument in Deutschland, mit derselben Aufbewahrungsfrist wie die übrigen Dokumente der Inbox, und mit ihnen gelöscht. Du kannst sie jederzeit selbst löschen.
- E-Mail-Inhalte gelangen nie in Protokolldateien – dort stehen nur Zähler, Antwortcodes und Kennungen.
- Tiro versendet aus dem E-Mail-Eingang keine Antworten und kein Postfach ist mit ihm verbunden; er empfängt nur.
- Die Verarbeitung der Inhalte durch die KI läuft wie beim Upload über AWS Bedrock in der EU-Region Frankfurt, ohne Training mit deinen Daten. Details auf der Sicherheitsseite.